Uso compartido y permisos de los agentes personalizados

Los agentes personalizados automatizan el trabajo en tu espacio de trabajo de Notion y en las herramientas conectadas. Comprender cómo funcionan los permisos te ayuda a compartir agentes de forma segura y a mantener tus datos a salvo.

Diferencia clave con el agente de Notion:

• La IA de Notion actúa como tú y respeta tus permisos personales . Solo ve lo que tú puedes ver.

• Los agentes personalizados actúan como miembros especializados del equipo con sus propios permisos. Tienen acceso a los recursos específicos que les concedas.

Los agentes personalizados tienen dos tipos de permisos que funcionan conjuntamente:

1. A qué puede acceder el agente: las páginas, las bases de datos y las aplicaciones conectadas específicas de Notion que le concedes permiso para usar.

2. Quién puede acceder al agente: las personas con las que compartes el agente y lo que pueden hacer con él.

Ejemplo:

Tu equipo de finanzas crea un agente personalizado llamado BotPresupuesto para ayudar a responder preguntas sobre gastos y aprobaciones presupuestarias.

• Entonces le da a BotPresupuesto acceso a páginas privadas como plantillas de presupuesto, flujos de trabajo de aprobación y directrices de gastos del departamento.

• Después, otorgan a los responsables de departamento los permisos Puede ver e interactuar para utilizar BotPresupuesto.

• Los responsables de departamento con acceso a BotPresupuesto ahora pueden hacerle preguntas y obtener respuestas utilizando los documentos internos del equipo de finanzas, aunque no tengan acceso directo a esas páginas.

Esto permite a los responsables de departamento tomar decisiones informadas más rápido. Pueden pedirle a BotPresupuesto cualquier información presupuestaria, desde resúmenes rápidos hasta el contenido completo del documento, sin necesidad de acceder directamente a todas las páginas del equipo de finanzas.

Cuando creas un agente personalizado, eliges explícitamente a qué puede acceder en los ajustes de Herramientas y acceso. Los agentes personalizados pueden acceder a:

• Páginas y bases de datos de Notion: selecciona páginas o bases de datos específicas.

• Aplicaciones conectadas: canales de Slack, MCP, Calendar y Mail.

• Niveles de permisos: puede ver, puede comentar, puede editar.

De forma predeterminada, los nuevos agentes no tienen acceso a todas las páginas del espacio de trabajo. Los creadores deben habilitarlo explícitamente y aceptar el modal de advertencia.

El agente solo puede acceder a los recursos que le des permiso explícito para usar. No puede acceder a nada más en tu espacio de trabajo. No hay permisos heredados de nadie (ya sea el creador o el usuario del agente).

Esto también incluye los permisos a nivel de filas de bases de datos. Un agente personalizado responde utilizando el propio acceso del agente, no los permisos de la persona que lo activó. Por lo tanto, si el agente puede ver más filas que el usuario final, el agente puede exponer información a la que el usuario final no puede acceder directamente.

• Para conceder acceso de visualización a un recurso de Notion, debes tener al menos acceso de visualización en ese recurso.

• Para conceder un nivel de acceso mayor que el de solo lectura, debes tener Acceso completo para compartir ese recurso.

Para compartir tu agente personalizado con tu equipo como si fuera una página de Notion, haz clic en Compartir en la parte superior de la página. Los agentes personalizados tienen tres niveles de permisos que determinan quién puede usarlos y editarlos.

• Usar el agente para hacer preguntas o ejecutar tareas.

• Ver las respuestas y los resultados del agente.

• Ver los ajustes e instrucciones del agente en modo de solo lectura.

• Todo lo de Puede ver e interactuar.

• Ver y modificar las instrucciones del agente.

• Ver todos los chats que los usuarios han tenido con el agente personalizado.

• Añadir o eliminar páginas y bases de datos de Notion.

• Editar la configuración y las instrucciones, con la excepción de las conexiones de terceros que otros hayan habilitado.

• Todo lo que incluye Puede editar.

• Compartir el agente con otras personas.

• Eliminar el agente.

En el caso de las integraciones, Notion comprueba que cualquier persona que configure el agente tenga acceso al recurso que está editando. Por ejemplo, si configuras un canal de Slack al que solo tú puedes acceder, otros editores no pueden editar ni ver ese recurso; solo pueden eliminarlo o configurar uno nuevo.

• Ver los resultados que los agentes han producido en las páginas o bases de datos de Notion que se compartan con ellos.

• Realizar modificaciones en páginas o bases de datos que puedan activar la ejecución de agentes personalizados ya configurados.

• Crear agentes personalizados.

• Editar los ajustes del agente (a menos que se les conceda explícitamente

  el permiso «Puede editar»).

• Hacer preguntas y recibir respuestas en función de a qué puede acceder el agente.

Los administradores del espacio de trabajo pueden gestionar agentes personalizados en toda la organización utilizando las siguientes herramientas y controles.

• Busca y ve todos los agentes personalizados en tu espacio de trabajo.

• Consulta quién ha creado cada agente y cuándo ha estado activo por última vez.

• Desactiva y vuelve a activar la edición, el chat y los disparadores de los agentes para detener las ejecuciones automatizadas.

• Solo en Enterprise: cambia los permisos y elimina cualquier agente, incluso si no tienes acceso a él.

Para acceder al directorio de agentes, ve a Configuración, selecciona IA de Notion en la barra lateral y entra en la pestaña Agentes. Explora o busca agentes en tu espacio de trabajo.

Restringe quién puede crear agentes personalizados:

1. Ve a Configuración → IA⁠de Notion.

2. Accede a las pestañas Agentes y ve a Controla quién puede crear agentes.

3. Elige quién puede crear agentes: solo propietarios del espacio de trabajo (predeterminado), todos los miembros del espacio de trabajo, solo propietarios del espacio de trabajo y grupos añadidos.

• Consulta a qué páginas y bases de datos puede acceder cada agente personalizado.

• Gestiona los permisos de los agentes en recursos específicos.

• Impide que los agentes accedan a contenido confidencial.

Para acceder a la búsqueda de contenido, ve a Configuración > Búsqueda de contenido y utiliza el filtro Compartido con para seleccionar un agente personalizado.

• Historial completo de todas las acciones de los agentes personalizados.

• Filtra por agente, usuario, fecha o tipo de acción.

Para acceder al registro de auditoría, ve a Ajustes > Registro de auditoría y filtra los eventos de los agentes personalizados seleccionando el agente en el menú desplegable Usuarios/Agentes.

• Identifica los agentes más utilizados y los que no se utilizan.

• Supervisa la adopción y el valor.

Para acceder a las estadísticas de IA, ve a Configuración > Estadísticas y entra en la pestaña IA.

La transferencia de propiedad garantiza que los agentes críticos para la empresa continúen funcionando cuando los usuarios abandonan el espacio de trabajo. Después de 7 días sin propiedad, el agente deja de funcionar.

1. Ve a Configuración > Miembros y entra en la pestaña de los usuarios que han salido recientemente.

2. Los agentes de los usuarios que han salido recientemente aparecerán como «agentes privados» en el flujo de reaprovisionamiento de contenido.

3. Elige al nuevo propietario y confirma la transferencia.

La transferencia de propiedad también es compatible con la API pública.