Mejores recomendadas para crear y optimizar un agente personalizado

Un agente personalizado bien diseñado utiliza menos créditos y ofrece mejores resultados. Te explicamos cómo sacar el máximo partido a cada ejecución:

• Utiliza los agentes personalizados para el trabajo recurrente. Para las tareas puntuales, utiliza el agente de Notion, que está incluido en tu plan. Los agentes personalizados consumen créditos de Notion porque funcionan de forma autónoma en segundo plano, tanto si estás conectado como si no.

• Elige disparadores específicos. Configura el disparador para que funcione con @menciones o cambios en propiedades específicas, no con cada mensaje o actualización de la base de datos. Si hay menos falsas alarmas, también habrá menos ejecuciones desaprovechadas.

• Mantén acotado el contexto. Dirige a tu agente a las páginas o bases de datos específicas que necesita, de forma que solo leerá lo que tiene que leer y cada ejecución se centrará en lo que tiene que hacer.

• Define lo que significa «terminado» desde el principio. Indícale con exactitud a tu agente cómo debe ser una ejecución completa. Cuanto más claras sean las instrucciones, más rápido llegará al resultado.

• Agrupa tareas independientes. Por ejemplo, pídele a tu agente que lea varias fuentes a la vez en lugar de una por una.

  • ✅ «Lee la base de datos de Proyectos y el canal #soporte de Slack, y luego escribe la actualización semanal».

  • 🚫 «Lee la base de datos de Proyectos y luego escribe la actualización semanal. Después, lee el canal #soporte de Slack y añádelo a la actualización semanal».

• Configura el modelo en Automático. El modo automático elige de forma inteligente el modelo adecuado para la tarea, equilibrando la calidad y el uso de los créditos.

Los agentes son más fiables cuando tienen una tarea claramente definida, las fuentes correctas y una definición de «finalizado» precisa. En este artículo, explicaremos cómo redactar instrucciones eficaces, elegir los disparadores adecuados y mejorar los resultados con el tiempo.

Si no sabes por dónde empezar, comienza con una tarea que tu equipo repite a menudo. Los agentes personalizados son más efectivos cuando el flujo de trabajo es predecible y fácil de revisar.

Busca flujos de trabajo que sean:

• Repetibles, como recopilar informes, clasificar solicitudes entrantes o responder preguntas frecuentes de Slack.

• Frecuentes, es decir, que ocurran a diario o cada semana.

• Fáciles de evaluar, de modo que puedas determinar rápidamente si el resultado es correcto.

Una vez que elijas un flujo de trabajo, crea primero la versión más simple de tu agente. Comprueba que funciona bien antes de añadir pasos más complejos.

Cuando el proceso sea estable y predecible, puedes incorporar disparadores o frecuencias para automatizarlo por completo.

Cuando proporcionas unas instrucciones claras a tu agente personalizado, los resultados que obtienes más coherentes y seguros. Céntrate en definir en qué consiste el éxito de un proceso y proporciónale el contexto que necesita para lograrlo.

Comienza por el resultado que quieres obtener

• Describe cómo debería ser el resultado final en lugar de enumerar cada paso del proceso

• Deja que el agente determine cómo llegar a ese resultado

• Ejemplo: «Crea un informe de estado semanal del proyecto que resuma las tareas completadas, los obstáculos y los próximos pasos».

Comparte un ejemplo real

• Pega un informe de estado o con formato anterior, o una solicitud ya clasificada

• Usa ejemplos concretos en lugar de descripciones abstractas

Da instrucciones claras respecto al formato y al destino

• Especifica dónde debe guardarse o publicarse el resultado (en Slack, en una base de datos, en una página existente, etc.)

• Indica qué propiedades o secciones deben completarse

• Ejemplo: «Publica el resumen en el canal #actualizaciones-de-equipo de Slack y añádelo a la base de datos Informes semanales».

Establece límites sencillos

• Deja claro qué debe hacer el agente y qué debe evitar

• Ejemplo: «Actualiza la página de informe semanal que ya existe, no crees una nueva» o «Responde únicamente en el canal #soporte».

Menciona los casos extremos

• Explica qué debe suceder si no hay datos o novedades de los que informar

• Ejemplo: «Si no hay actualizaciones esta semana, publica "Sin actualizaciones" en lugar de no publicar nada».

Asegúrate de que las instrucciones sigan siendo claras y concisas

• Las instrucciones más concisas generan resultados más consistentes

• Si la configuración se va volviendo extensa, reparte el flujo de trabajo entre varios agentes

Al configurar tu agente personalizado, decide si la tarea debe ejecutarse según una frecuencia determinada, en respuesta a una acción específica, o ambas.

Usa las frecuencias para las tareas predecibles

• Elige una frecuencia cuando la tarea deba ejecutarse basándose en una cadencia establecida, independientemente de la actividad

• Es la opción ideal para trabajos recurrentes, como informes semanales, resúmenes diarios o de todo el mes

Usa disparadores para las tareas que requieren una respuesta inmediata

• Elige un disparador cuando la tarea deba ejecutarse en respuesta a un evento

• Algunos ejemplos incluyen un error registrado en Slack, una nueva página añadida a una base de datos o un correo electrónico recibido de un remitente específico

Combina frecuencias y disparadores cuando sea necesario

• Algunos flujos de trabajo tienen dos patrones

• Por ejemplo, un agente basado en disparadores puede clasificar errores a medida que se registran, mientras que otro agente configurado con una frecuencia específica puede redactar un resumen semanal de esos errores ya clasificados

Comienza con una frecuencia más baja y un alcance limitado

• Comienza con una frecuencia semanal en lugar de una diaria

• Comienza con un solo canal en lugar de cinco

• Amplía progresivamente la configuración una vez que hayas confirmado que el resultado es consistente y fiable

Antes de activar por completo el flujo de trabajo, tómate el tiempo necesario para probar y ajustar tu configuración.

Prueba el agente antes de habilitar disparadores o frecuencias

• Haz clic en Ejecutar para iniciar una ejecución de forma manual

• Revisa el resultado para confirmar que hace lo que esperas

• Activa los disparadores o las frecuencias únicamente cuando los resultados sean correctos

Prueba con un grupo reducido

• Comparte el agente con algunos compañeros de equipo para opinen sobre su funcionamiento

• Utiliza sus comentarios para detectar posibles problemas antes de implementarlo a mayor escala

Sé consciente de la necesidad de la iteración

• La mayoría de los agentes requieren varias ejecuciones de prueba antes de encontrar la configuración correcta

• Ajusta las instrucciones en función de los resultados que obtienes al probar el agente, no solo de lo que pretendías expresar al redactarlas

Revisa primero el registro de actividad

• Haz clic en el icono del reloj para ver qué disparador inició la ejecución

• Revisa lo que hizo el agente y dónde pudo haber fallado

• Usa el registro para diagnosticar posibles incidencias y confirmar que el agente se comporta como quieres antes de conceder acceso a él a más personas

Conoce la solución a los problemas más frecuentes

• Un «resultado incorrecto» normalmente quiere decir que las instrucciones deben ser más específicas

• «Faltan datos» suele indicar que el agente necesita acceso a páginas o bases de datos adicionales

  Herramientas y acceso

• Las «ejecuciones fallidas» suelen señalar una brecha de permisos o instrucciones poco claras

Un agente bien configurado se ejecuta con mayor rapidez y evita tareas innecesarias. Tres factores afectan a su eficiencia:

• La frecuencia con la que se ejecuta.

• La cantidad de contenido que consulta.

• El número de pasos que debe completar para realizar una tarea.

De forma predeterminada, el modelo de IA de tu agente está establecido en Automático, lo que permite que Notion seleccione el modelo más adecuado para cada tarea. Esta configuración funciona correctamente en la mayoría de los agentes. No obstante, puedes seleccionar un modelo específico en cualquier momento.

La forma más sencilla de mejorar el rendimiento es limitar las ejecuciones innecesarias. Establece disparadores para que el agente solo se ejecute cuando exista una alta probabilidad de que deba realizar una acción.

Comienza con un alcance reducido y amplíalo progresivamente

• Empieza con ejecuciones semanales en lugar de diarias

• Usa un solo canal o flujo de trabajo antes de añadir más

• Aumenta la frecuencia una vez que los resultados sean fiables

Usa disparadores de alta señal para que tu agente se ejecute únicamente cuando sea necesario

• Para Slack: configura el disparador para que funcione con @menciones o con una reacción de emoji específica en lugar de con todos los mensajes

• Para Notion: configura el disparador ante cambios en propiedades específicas, en lugar de hacerlo ante cada actualización de la base de datos

• Para Notion Mail: configura el disparador para un conjunto de correos electrónicos filtrados, en lugar de aplicarlo a todos los mensajes

Es posible que haya ejecuciones con el mensaje «No se requiere ninguna acción»

• Esto sucede cuando el agente determina que no hay nada que hacer

• Se trata de un resultado normal y eficiente: el agente únicamente verifica el disparador y las instrucciones antes de abandonar el proceso

Cuanto más contenido deba leer, mayor será el trabajo que requiera cada ejecución. Conserva un alcance acotado.

• Dirige al agente hacia el ámbito más reducido posible. Lo ideal es señalar una sola página o unas pocas páginas que incluyan enlaces a subpáginas, las cuales el agente pueda cargar solo si es necesario.

• Evita solicitar búsquedas amplias si ya sabes qué base de datos o página debe utilizarse como fuente de referencia.

Cada paso extra en una ejecución implica más trabajo, especialmente cuando el agente personalizado ejecuta múltiples búsquedas.

• Define de forma explícita lo que significa que la tarea llegue al estado «finalizado» para que el agente la complete en menos pasos.

• Resulta más eficiente que el agente consulte varias herramientas al mismo tiempo. Por ello, fomenta el uso paralelo de herramientas en tus instrucciones siempre que sea posible.

  • Pueden ejecutarse en paralelo:«Lee la base de datos de Proyectos, el canal de Slack del equipo de Desarrollo y la página de notas del último sprint al mismo tiempo». Estas tres fuentes son independientes, por lo que el agente puede consultarlas simultáneamente en lugar de una por una.

  • Deben ejecutarse en orden: «Crea una página de resumen en la base de datos de informes y, a continuación, publica el enlace en #actualizaciones-de-equipo en Slack». El agente necesita la URL de la página antes de poder compartir el enlace, por lo que estos pasos se realizan de forma secuencial.

Si el agente formula con frecuencia varias preguntas de seguimiento, repite la misma acción, vuelve a consultar las mismas páginas o comete errores de forma predecible, es probable que las instrucciones o la configuración deban volver a ajustarse.

• Si las ejecuciones presentan errores recurrentes por cuestión de permisos (no tener acceso para responder en Slack o a una URL que no es de confianza), revisa la configuración de acceso del agente en Herramientas y acceso o indícale explícitamente en las instrucciones que evite esas acciones.