Conectar el correo a los agentes personalizados

Los agentes personalizados pueden conectarse a tu cuenta de correo para automatizar los flujos de trabajo de correo electrónico. Una vez conectados, pueden leer, organizar, redactar y enviar correos electrónicos por ti, bien a través de disparadores automatizados o hablando directamente con el agente en cuestión.

Las conexiones de correo funcionan con Gmail y Notion Mail. No es necesario usar Notion Mail para poder utilizar capacidades de conexión al correo,

puesto que está disponible en cualquier plan con acceso a los agentes personalizados.

Las siguientes acciones son compatibles tanto con Notion Mail como con Gmail:

Las siguientes acciones solo son compatibles si usas Notion Mail:

1. Habla con tu agente. Dale instrucciones específicas sobre cómo gestionar los eventos del correo.

   • Esto también se puede hacer de forma manual en la configuración de un agente personalizado. Ve a Herramientas y acceso, luego selecciona + Añadir conexión → Correo → Conectar.

2. Ve a Configuración → Herramientas y acceso.

3. Elige las bandejas de entrada a las que quieres que tu agente tenga acceso.

4. Concede los permisos que necesita tu agente: Modificar bandeja de entrada, Borrador y Enviar.

5. Elige si el agente debe solicitar confirmación antes de ejecutar una acción.

6. Prueba la conexión. Si el comportamiento del agente no es el que esperas, habla con él mediante el chat para darle unas instrucciones más claras.

Consejo: Procura que tus instrucciones sean lo bastante específicas. Por ejemplo: «Archiva todos los correos electrónicos de los boletines informativos con la palabra "semanal" en el asunto» o «Redacta una respuesta amable a las consultas de los clientes y guárdalas para que las revise».

Añade un activador que funcione con el correo en la Configuración de tu agente personalizado.

1. Dirígete a Disparadores. Haz clic en + Añadir disparador → Correo → Conectar.

2. En Correo, elige entre los siguientes:

   • Nuevo correo electrónico recibido: se ejecuta cuando llega un nuevo correo electrónico al buzón conectado.

   • Nuevo correo electrónico enviado: se ejecuta cuando envías un nuevo correo electrónico desde el buzón conectado.

   • Nuevo correo electrónico recibido o enviado: se ejecuta cuando se recibe o se envía un nuevo correo electrónico.

   • Etiqueta aplicada al correo electrónico: se ejecuta cuando se aplica una etiqueta específica a un correo electrónico.

3. Elige la bandeja de entrada en la que quieres que se ejecute el disparador.

4. Agrega un filtro para restringir qué eventos activan un disparador de correo. Cada activador se puede filtrar para que solo se ejecute cuando un correo electrónico se ajuste a un atributo específico de remitente, destinatario, asunto, cuerpo o dominio.

Cuando conectas el correo, puedes elegir los permisos de tu agente:

• Modificar bandeja de entrada: archiva, envía a la papelera, aplica etiquetas, establece recordatorios, bloquea remitentes y cancela suscripciones.

• Borrador: redacta borradores.

• Enviar: envía correos electrónicos desde tu cuenta.

• Solicitar confirmación: requiere que un usuario apruebe o cancele una acción antes de que se ejecute. Cuando está desactivado, el agente puede ejecutar las acciones permitidas sin aprobación.

Consejo: Usa permisos y disparadores (como ejecutar solo cuando se aplica una etiqueta) si quieres restringir qué correos electrónicos procesa el agente.

Si compartes un agente personalizado que está conectado al correo, cualquier persona con acceso a ese agente puede ver los correos de la bandeja de entrada conectada. Siempre aparecerá una advertencia antes de llevar a cabo esta acción.

Para obtener los mejores resultados, dale a tu agente personalizado instrucciones específicas.

Clasifica automáticamente los mensajes entrantes aplicando etiquetas, archivando los correos electrónicos de baja prioridad y configurando recordatorios para aquellos importantes.

Dile a tu agente personalizado:«Cuando reciba un correo electrónico, comprueba si es un boletín informativo. Si es así, aplica la etiqueta "Boletín informativo" y archívalo. Si es de un cliente, márcalo como destacado y aplica la etiqueta "Cliente"».

Cancela la suscripción a listas de correo no deseadas y archiva o elimina correos electrónicos promocionales de forma automática.

Dile a tu agente personalizado:«Revisa mi bandeja de entrada para ver si hay correos electrónicos de suscripción. Cancela la suscripción a cualquier boletín informativo que no haya abierto en los últimos 30 días y archívalos».

Extrae información clave de los correos electrónicos y crea o actualiza registros en una base de datos de Notion.

Dile a tu agente personalizado:«Cuando reciba un correo electrónico de un nuevo contacto, crea una página en mi base de datos de CRM con su nombre, correo electrónico y empresa. Añade un enlace al correo electrónico original».

Redacta respuestas a consultas frecuentes y las guarda para que las revises antes de enviarlas.

Dile a tu agente personalizado:«Cuando reciba un correo electrónico que pregunte sobre los precios, redacta una respuesta amable con nuestra información de precios estándar y guárdala como un borrador para que yo la revise después».

Si tu agente personalizado se encuentra con errores, dale al botón del pulgar hacia abajo y habla con él para diagnosticar la incidencia. Luego, sigue estos pasos:

Errores de conexión

Si no puedes encontrar el correo en Herramientas y acceso, el correo se desconecta o tu agente dice que no puede acceder:

• Confirma que tu agente está conectado a la cuenta de correo electrónico correcta.

• Comprueba que tienes permiso para editar el agente (Puede editar o Acceso completo).

• Desconecta y vuelve a conectar la conexión de correo, y luego actualiza Notion.

Errores en los disparadores

Si tu agente no se ejecuta cuando se recibe el correo electrónico, se ejecuta varias veces o no puede acceder al contenido del correo electrónico:

• Revisa la actividad del agente para confirmar si el disparador funciona o si está fallando.

• Verifica que la conexión del correo siga activa en Herramientas y acceso.

• Respecto a los disparadores que funcionan con etiquetas, confirma que el nombre de la etiqueta coincida con exactitud.