Best Practices für die Erstellung und Optimierung eines personalisierten Agenten

Ein gut gestalteter personalisierter Agent verbraucht weniger Guthaben und liefert bessere Ergebnisse. So holst du das Beste aus jeder Ausführung heraus:

• Verwende personalisierte Agenten für wiederkehrende Aufgaben. Verwende für einmalige Anfragen stattdessen den Notion Agenten – er ist in deinem Plan enthalten. Personalisierte Agenten verwenden Notion-Guthaben, da sie autonom im Hintergrund arbeiten, unabhängig davon, ob du online bist oder nicht.

• Wähle bestimmte Auslöser. Erstelle Auslöser für bestimmte @Erwähnungen oder Eigenschaftsänderungen, nicht für jede Nachricht oder Datenbankaktualisierung. Weniger Fehlstarts, weniger unnötige Ausführungen.

• Halte den Kontext eng. Gib deinem Agenten die spezifischen Seiten oder Datenbanken an, die er benötigt. Auf diese Weise liest er nur, was er muss, und jede Ausführung bleibt fokussiert.

• Definiere den Status „erledigt“ im Voraus. Sage deinem Agenten genau, wie eine vollständige Ausführung aussieht. Je klarer die Anweisungen, desto schneller kommt er zum Ergebnis.

• Führe unabhängige Aufgaben gleichzeitig aus. Bitte deinen Agenten beispielsweise, mehrere Quellen auf einmal zu lesen, anstatt eine nach der anderen.

  • ✅ „Lies die Projektdatenbank und den Slack-Kanal #support und schreibe dann das wöchentliche Update.“

  • 🚫 „Lies die Projektdatenbank und schreibe dann das wöchentliche Update. Lies dann den Slack-Kanal #support und füge die relevanten Informationen dem wöchentlichen Update hinzu.“

• Lege das Modell auf „Auto“ fest. Auto wählt auf intelligente Weise das richtige Modell für die Aufgabe aus und sorgt für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Qualität und Nutzung des Guthabens.

Personalisierte Agenten sind am zuverlässigsten, wenn sie eine klare Aufgabe, die richtigen Quellen und eine genaue Definition von „erledigt“ haben. In diesem Artikel über Best Practices erfährst du, wie du bessere Anweisungen schreibst, die richtigen Auslöser auswählst und die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbesserst.

Wenn du dir nicht sicher bist, wo du anfangen sollst, beginne mit der Arbeit, die dein Team oft wiederholt. Personalisierte Agenten sind am effektivsten, wenn der Workflow vorhersehbar und leicht zu überprüfen ist.

Suche nach Workflows, die:

• wiederholbar sind, wie das Erstellen von Berichten, das Sortieren eingehender Anfragen oder das Beantworten häufiger Slack-Fragen

• häufig sind, d. h. sie treten täglich oder wöchentlich auf

• einfach zu bewerten sind, sodass du schnell erkennen kannst, ob die Ausgabe korrekt ist

Sobald du einen Workflow ausgewählt hast, erstelle zunächst die einfachste Version deines Agenten. Sorge dafür, dass er zuverlässig funktioniert, bevor du ihn komplexer gestaltest.

Wenn der Prozess stabil und vorhersehbar ist, kannst du Auslöser oder Zeitpläne hinzufügen, um ihn vollständig zu automatisieren.

Wenn du deinem personalisierten Agenten klare Anweisungen gibst, liefert er konsistentere und zuverlässigere Ergebnisse. Konzentriere dich auf das gewünschte Ergebnis und gib den Kontext an, den der Agent benötigt, um dieses Ergebnis zu erreichen.

Beginne mit dem gewünschten Ergebnis.

• Beschreibe, wie das Endergebnis aussehen soll, anstatt jeden Schritt aufzulisten.

• Lass den Agenten bestimmen, wie er dorthin gelangt.

• Beispiel: „Erstelle ein wöchentliches Status-Update, das abgeschlossene Aufgaben, Hindernisse und die nächsten Schritte zusammenfasst.“

Teile ein echtes Beispiel.

• Füge ein vorheriges Status-Update, einen formatierten Bericht oder eine zugewiesene Anfrage ein.

• Verwende konkrete Beispiele anstelle von abstrakten Beschreibungen.

Beschreibe das Format und das Ziel deutlich.

• Gib an, wo die Ausgabe ausgegeben werden soll (Slack, eine Datenbank oder eine vorhandene Seite).

• Gib an, welche Eigenschaften oder Abschnitte ausgefüllt werden sollen.

• Beispiel: „Veröffentliche die Zusammenfassung im Kanal #team-updates und füge sie der Datenbank für wöchentliche Berichte hinzu.“

Setze einfache Grenzen.

• Kläre, was der Agent tun und was er vermeiden soll.

• Beispiel: „Aktualisiere die vorhandene wöchentliche Berichtsseite, erstelle keine neue.“ oder „Antworte nur in #support.“

Weise auf Grenzfälle hin.

• Erkläre, was passieren soll, wenn es keine Daten oder Neuigkeiten gibt.

• Beispiel: „Wenn es diese Woche keine Updates gibt, poste ‚Keine Updates‘, anstatt die Aufgabe zu überspringen.“

Schreibe die Anweisungen kurz und zielgerichtet.

• Kürzere Anweisungen führen zu konsistenten Ergebnissen

• Wenn die Einrichtung zu lange dauert, teile den Workflow auf mehrere Agenten auf.

Entscheide beim Einrichten deines personalisierten Agenten, ob die Arbeit nach einem Zeitplan, als Reaktion auf eine Aktion oder beides ausgeführt werden soll.

Verwende Zeitpläne für vorhersehbare Aufgaben.

• Wähle einen Zeitplan, wenn die Aufgabe in einem festgelegten Rhythmus ausgeführt werden soll, unabhängig von der Aktivität.

• Diese Vorgehensweise eignet sich ideal für wiederkehrende Arbeiten wie Wochenberichte, tägliche Briefings oder monatliche Zusammenfassungen.

Verwende Auslöser für dynamische Arbeit.

• Wähle einen Auslöser, wenn die Aufgabe als Reaktion auf ein Ereignis ausgeführt werden soll.

• Beispiele sind ein in Slack gemeldeter Fehler, eine neue Seite, die zu einer Datenbank hinzugefügt wurde, oder eine E-Mail von einem bestimmten Absender.

Kombiniere bei Bedarf Zeitpläne und Auslöser.

• Einige Workflows haben zwei Muster.

• Zum Beispiel kann ein Agent, der auf Auslösern basiert, Fehler gleich nach dem Eintreffen sortieren, während ein anderer Agent, der nach einem Zeitplan agiert, eine wöchentliche Zusammenfassung dieser sortierten Fehler erstellt.

Beginne mit einer niedrigeren Frequenz und einem begrenzten Umfang.

• Beginne mit einem wöchentlichen Zeitplan anstatt mit einem täglichen.

• Beginne mit einem Kanal anstatt mit fünf.

• Skaliere einen Agenten, sobald du bestätigt hast, dass die Ausgabe konsistent und zuverlässig ist.

Bevor du deinen Workflow vollständig aktivierst, nimm dir die Zeit, deine Einrichtung zu testen und anzupassen.

Teste, bevor du Auslöser oder Zeitpläne aktivierst.

• Klicke auf Ausführen, um den Agenten manuell auszuführen.

• Überprüfe die Ausgabe, um zu bestätigen, dass sie sich wie erwartet verhält.

• Aktiviere Auslöser oder Zeitpläne erst, wenn die Ergebnisse korrekt aussehen.

Teste mit einer kleinen Gruppe.

• Teile den Agenten mit ein paar Teammitgliedern, um Feedback zu sammeln.

• Verwende frühes Feedback, um Probleme zu erkennen, bevor du den Agenten für größere Aufgaben verwendest.

Erwarte Iterationen.

• Die meisten Agenten benötigen mehrere Testläufe, um richtig zu funktionieren.

• Verfeinere die Anweisungen basierend auf dem, was die Ausgabe tatsächlich zeigt, nicht auf dem, was du mit den Anweisungen sagen willst.

Überprüfe zuerst das Aktivitätsprotokoll.

• Klicke auf das Uhrensymbol, um zu sehen, was die Ausführung ausgelöst hat.

• Überprüfe, was der Agent getan hat und wo er möglicherweise versagt hat.

• Verwende das Protokoll, um Probleme zu diagnostizieren und zu bestätigen, dass sich der Agent wie erwartet verhält, bevor du den Zugriff erweiterst.

Kenne die gängigen Lösungen.

• „Falsche Ausgabe“ bedeutet in der Regel, dass die Anweisungen spezifischer sein müssen.

• „Fehlende Daten“ bedeutet oft, dass der Agent Zugriff auf zusätzliche Seiten oder Datenbanken benötigt. Diese Einstellungen findest du unter

  Tools und Zugriff.

• „Fehlgeschlagene Ausführungen“ weisen in der Regel auf eine Berechtigungslücke oder unklare Anweisungen hin.

Ein gut entwickelter Agent läuft schneller und vermeidet unnötige Arbeit. Drei Faktoren beeinflussen die Effizienz:

• Wie oft der Agent ausgeführt wird,

• Wie viel Inhalt er liest und

• Wie viele Schritte es braucht, um eine Aufgabe zu erledigen.

Standardmäßig ist das KI-Modell deines Agenten auf Automatisch festgelegt, sodass Notion das beste Modell für jede Aufgabe auswählen kann. Dies funktioniert für die meisten Agents gut, aber du kannst jederzeit ein bestimmtes Modell auswählen.

Der einfachste Weg, die Leistung zu verbessern, besteht darin, unnötige Ausführungen zu begrenzen. Entwirf Trigger, damit der Agent nur ausgeführt wird, wenn es wahrscheinlich ist, dass er Maßnahmen ergreifen wird.

Fange klein an und skaliere.

• Beginne mit wöchentlichen Ausführungen anstatt mit täglichen.

• Verwende einen Kanal oder Workflow, bevor du auf weitere erweiterst.

• Erhöhe die Frequenz, sobald die Ergebnisse zuverlässig sind.

Verwende Auslöser mit hohem Signal, damit dein Agent nur bei Bedarf ausgeführt wird.

• Für Slack: Auslösen bei @Erwähnungen oder einer bestimmten Emoji-Reaktion und nicht bei allen Nachrichten

• Für Notion: Auslösen bei bestimmten Eigenschaftsänderungen anstelle bei jeder Datenbankaktualisierung

• Für Notion Mail: Auslösen bei einer gefilterten Reihe von E-Mails statt bei jeder Nachricht

Erwarte einige Ausführungen mit dem Ergebnis „Keine Aktion erforderlich“.

• Diese treten auf, wenn der Agent feststellt, dass keine Aktion erforderlich ist.

• Dies ist normal und effizient – der Agent überprüft nur den Auslöser und die Anweisungen, bevor er beendet wird.

Je mehr Inhalte ein Agent liest, desto mehr Arbeit erfordert jede Ausführung. Halte den Umfang klein.

• Gib dem Agenten den kleinstmöglichen Bereich. Das ist idealerweise eine einzelne Seite oder ein paar Seiten, die auf Unterseiten verweisen, die der Agent bei Bedarf laden kann.

• Vermeide es, den Agenten eine breitgefächerte Suche durchführen zu lassen, wenn du bereits weißt, welche Datenbank oder Seite er als Quelle der Wahrheit verwenden soll.

Jeder zusätzliche Schritt in einem Durchlauf bedeutet zusätzliche Arbeit, insbesondere wenn der personalisierte Agent mehrere Suchvorgänge ausführt.

• Definiere klar, was als „erledigt“ gilt, damit der Agent in weniger Schritten fertig ist.

• Es ist effizienter, wenn der Agent mehrere Tools gleichzeitig aufruft. Empfiehl in deinen Anweisungen, wenn möglich, die parallele Verwendung von Tools.

  • Kann gleichzeitig ausgeführt werden: „Lies gleichzeitig die Projektdatenbank, den Engineering-Slack-Kanal und die Seite mit den neuesten Sprint-Notizen.“ Diese drei Quellen sind unabhängig voneinander, also liest der Agent sie alle gleichzeitig und nicht nacheinander.

  • Muss in dieser Reihenfolge durchgeführt werden: „Erstelle eine Übersichtsseite in der Berichtsdatenbank und poste dann den Link in #team-updates in Slack.“ Der Agent benötigt die Seiten-URL, bevor er den Link posten kann, sodass diese Schritte nacheinander ausgeführt werden.

Wenn der Agent häufig mehrere Folgefragen stellt, dieselbe Aktion wiederholt, dieselben Seiten erneut überprüft oder Fehler auf vorhersehbare Weise macht, müssen die Anweisungen oder Einstellungen verbessert werden.

• Wenn es wegen Berechtigungsproblemen (kein Zugriff auf Slack oder aufgrund einer nicht vertrauenswürdigen URL) oft zu Fehlern kommt, kannst du die Zugriffsrechte des Agenten unter Tools und Zugriff anpassen oder dem Agenten in den Anweisungen sagen, dass er diese Aktionen vermeiden soll.