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Cómo Ramp ha reducido los costes de herramientas en más de un 70 % y ha escalado el uso de la IA en toda la empresa
Cuando Ramp superó los 1000 empleados, el uso disperso de herramientas empezó a dificultar el trabajo en equipo, aumentar los costes y frenar la adopción de la IA. Notion se convirtió en su espacio de trabajo conectado e impulsado por IA, reuniendo en una sola herramienta lo que antes gestionaban con un puñado de soluciones desconectadas. Al simplificar su ecosistema de herramientas, Ramp redujo hasta un 83 % los costes por empleado, ahorrando cientos de miles de euros al año. Ahora sus equipos trabajan tres veces más rápido, con la IA integrada en cada etapa del flujo de trabajo.
Pon orden en tu ecosistema de herramientas
Ramp es una de las empresas de más rápido crecimiento de la historia. Al principio, la empresa apostó por una filosofía de «trabaja como quieras». Pero al superar los 1000 empleados, esa flexibilidad empezó a generar fricciones inesperadas: los equipos tenían dificultades para colaborar de forma eficiente, el conocimiento quedaba aislado en silos y resultaba casi imposible implementar la IA en sistemas desconectados. La creciente complejidad no solo era ineficiente, también limitaba la capacidad de Ramp para aprovechar su mayor activo: el conocimiento compartido de su equipo.
Pronto, Notion se consolidó como una solución sencilla al exceso de herramientas en la empresa. Al unificar su ecosistema disperso de herramientas—desde la gestión de proyectos y la planificación de hojas de ruta hasta la documentación y las bases de conocimiento—Ramp consiguió que sus equipos fueran más productivos y que la alineación en toda la empresa fuera mucho más fluida. Con la IA integrada, todos pudieron centrarse menos en buscar información y más en avanzar en un trabajo colaborativo y con sentido.
Un único espacio de trabajo con IA integrada
Tras evaluar varias plataformas, Ramp descubrió que lo que diferenciaba a Notion era su capacidad para transformar toda su infraestructura de trabajo. La combinación de flujos de trabajo personalizables, colaboración en tiempo real, integración fluida con sus herramientas existentes y una IA potente en todo el sistema era justo lo que Ramp necesitaba para eliminar los silos que amenazaban con frenar su crecimiento.
En solo unos meses, Notion se ha convertido en el sistema operativo de Ramp. Equipos desde Producto hasta Marketing han dejado atrás soluciones aisladas, y la consolidación continúa. Ahora, todo el conocimiento de la organización fluye a través de un único centro conectado, con la IA integrada de forma profunda en su trabajo diario:
Búsqueda Enterprise que ofrece respuestas, no solo resultados: La IA de Notion busca en todo el conocimiento de la empresa, documentos de proyectos e incluso en herramientas conectadas como Slack y GitHub, y muestra la información relevante en segundos.
Trabajo asistido por IA con contexto: Los equipos redactan documentación, resúmenes de reuniones y actualizaciones de proyectos directamente en su espacio de trabajo, con todo el contexto del conocimiento organizativo, reduciendo así el esfuerzo manual.
Procesamiento automatizado del feedback de clientes: El equipo de Operaciones de Producto trabaja en estrecha colaboración con los equipos de atención al cliente utilizando Notion para recopilar, etiquetar y vincular el feedback directamente con la hoja de ruta del producto. Esto les permite iterar más rápido y alinearse mejor con las necesidades de los clientes.
Everybody has a responsibility right now to bring their teams up the curve of AI usage and to get them more comfortable being AI native.
Haz más con menos
Ramp ya ha visto mejoras operativas significativas y un impacto positivo en sus resultados. Al eliminar licencias de software redundantes y centralizar el trabajo en una sola herramienta, la empresa ahorra directamente cientos de miles de euros al año. Los costes por empleado en herramientas de productividad se redujeron en más de un 70 % en comparación con su antiguo conjunto de herramientas.
Los beneficios van mucho más allá del ahorro económico. Con el espacio de trabajo potenciado por IA de Notion, los empleados encuentran la información hasta un 60 % más rápido, y algunos equipos afirman que completan los proyectos tres veces más rápido. Cada departamento ha encontrado formas más eficientes de trabajar:
Producto y desarrollo han optimizado la gestión de hojas de ruta y los flujos de feedback con actualizaciones de estado impulsadas por IA y un seguimiento eficiente de solicitudes de funcionalidades. El equipo directivo tiene visibilidad total sobre los próximos lanzamientos, con automatizaciones que les avisan en cuanto se produce algún cambio en los plazos.
Marketing y ventas han unificado la planificación de lanzamientos y el soporte comercial, aprovechando la IA para responder al instante preguntas que van desde el análisis de campañas hasta los resúmenes de llamadas con clientes.
TI y compras han mejorado la seguridad y la escalabilidad gracias a la gestión centralizada del espacio de trabajo, la documentación y los procesos de incorporación.
La transformación de Ramp no fue un éxito puntual, sino el resultado de una colaboración sólida y una visión clara de una nueva forma de trabajar. Los equipos de éxito del cliente y soporte de Notion ofrecieron una orientación detallada para la implementación, impartieron formaciones completas y siguen colaborando estrechamente con el equipo de Ramp. Como demuestra el caso de éxito de Ramp, el camino hacia un espacio de trabajo realmente conectado y potenciado por IA no consiste solo en implementar nuevas herramientas, sino en reinventar la forma en que los equipos colaboran de forma fluida.
Con Notion, cada persona en Ramp cuenta con un asistente de IA.
Build agents. Delete repetitive workflows.
In mid-2025, Ramp started experimenting with autonomous Notion Agents, and Ben’s systems mind took off. “The goal now,” he says, “is to build your way out of your workflows. When a single agent can complete your tasks thousands of times—that’s the productivity magic.”
Today, the work does not start from scratch each week. People set up agents once, and those agents keep running across shared, durable workflows the whole company can count on.
There are more than 300 Notion Agents getting things done every day. Here are some of the most impactful:
The Product Q&A Oracle—a Slack-connected agent that answers up-to-the-moment questions about Ramp’s products.
Sales Feedback Categorizer—maps inbound sales feedback to the roadmap and closes the loop when features ship.
Referral Bonus Roy—identifies customers who should receive a referral bonus and routes the work to completion.
Enablement Eddie—helps the GTM org find the right customer-facing assets and answer nuanced questions fast.
Customer Advocacy Miner—surfaces high-satisfaction customers and compelling use cases across many sources.
AI Compass—guides Ramplings to the right AI tool for a given job.
RCARoundup—turns incident threads into structured summaries in a Notion database.
The Underwriter—a policy-grounded Q&A agent for underwriting.
AI Inspector—summarizes AI news into a daily digest.
Creative Chris—routes creative requests and nudges work forward.
Custom Agent Carrie—helps teammates build better agents based on what Ramp has learned.
Ben describes the change in simple terms: “Agents get created in three minutes between meetings,” then “hours of manual operational work disappear.”
Advice you can steal
As Ben sees it, the world needs more builders.
His north star is simple: turn everyone into a builder who makes fewer low-stakes decisions, more high-stakes judgments. “It’s important to think about productivity as a combination of speed and efficiency, but also quality and output,” he says.
On the other side of the AI adoption curve, Ramp has found that people not only move faster. They also feel better about the work.
As Ben puts it: “There are two dopamine hits along the way. One is when you crack the problem and automate work you don’t like doing. The other is when, on the other side, things go a little more quiet, you have more time in your day.”
So what can you take from Ramp’s path?
Do not wait for a perfect button. Use AI enough to learn where it breaks.
Consolidate the work so AI can navigate the same context and workflows as your team.
Start small. Nail the quality of each unit of AI work, then automate.
Keep humans focused on judgment calls.
If you give people the right tools and the right foundation, more of the company becomes builders, and the work gets better—not just faster.
El problema no era simplemente tener muchas herramientas , sino que ninguna estaba realmente conectada. Nuestros equipos tenían dificultades para acceder y aprovechar la información entre departamentos.
