เรื่องราวของลูกค้า
Toyota ใช้ Notion ขับเคลื่อนเวิร์คโฟลว์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยการทำงานร่วมกันที่เป็นมาตรฐาน
ศูนย์วิจัย Toyota Frontier เป็นผู้บุกเบิกอนาคตให้กับแบรนด์ยักษ์ใหญ่ของหนึ่งในอุตสาหกรรมที่ใหญ่ที่สุดของโลก โดยนอกจากจะมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำวิจัยด้านต่างๆ แล้ว ทีมของสถาบันยังต้องเผยแพร่ผลการวิจัยเหล่านั้นให้ทั้งโลกได้รู้ด้วย ตั้งแต่เปลี่ยนมาใช้ Notion ในการรวบรวมและจัดการงานทั้งหมดจากศูนย์กลาง ทีมก็เพิ่มประสิทธิภาพรวมถึงประสิทธิผลในการทำงานได้มากกว่าที่เคย
เวิร์คโฟลว์ที่เป็นระบบใน Notion ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการอนุมัติลง 3 เท่า
สำหรับนักวิจัยที่ Toyota การเผยแพร่งานวิจัยสู่สาธารณะนั้นมีความสำคัญไม่แพ้การทำวิจัย โดยศูนย์วิจัยจะโปรโมทผลงานบนโซเชียลมีเดียเพื่อให้ทุกคนได้เข้ามามีส่วนร่วม แต่การโปรโมทจะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติที่เข้มงวดเพื่อให้แน่ใจในความถูกต้องและคงไว้ซึ่งความน่าเชื่อถือของแบรนด์ Toyota ก่อนจะเปลี่ยนมาใช้ Notion กระบวนการนี้ต้องอาศัยการส่งข้อความไปมาระหว่างหลายทีม ซึ่งกินเวลานานและไร้ประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก
แต่ Notion ทำให้ร่างโพสต์ทั้งหมดและส่งไปขออนุมัติได้ผ่านเวิร์คโฟลว์ที่เป็นขั้นเป็นตอน กระบวนการนี้จึงจบได้ด้วยการคลิกปุ่ม “อนุมัติ” เพียงครั้งเดียว ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการอนุมัติลงถึง 3 เท่า ทีมจะตรวจสอบสถานะได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและการอัพเดทโดยไม่ต้องคอยรับส่งข้อความ
เวิร์คโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพใน Notion ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังทำให้การติดตามรายละเอียดและความคืบหน้าของงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นอีกด้วย หมายความว่าโพสต์โซเชียลมีเดียของเราจะมีความถูกต้องมากขึ้น แถมทำให้เราเผยแพร่โพสต์ได้เร็วขึ้นด้วย
การเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องแห่งเดียวกันได้ทันทีช่วยยกระดับประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกัน
นอกจากเวิร์คโฟลว์แล้ว Toyota ยังเก็บข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออย่างตารางการวิจัยและงบประมาณไว้ใน Notion ด้วย ตอนนี้ข้อมูลที่เคยกระจายอยู่ในสเปรดชีตหลายเวอร์ชันและมีเจ้าของคนเดียวจะรวมอยู่ในฐานข้อมูล Notion ที่ทุกคนใช้ร่วมกันได้ ทุกคนใน Toyota จึงใช้ฐานข้อมูล Notion แห่งเดียวกันนี้เป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องยุ่งยากกับการหาว่าข้อมูลล่าสุดที่เชื่อถือได้อยู่ในสเปรดชีตใด
นอกจากนั้น ระบบอัตโนมัติและการแจ้งเตือนยังช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับการอัพเดททันทีเมื่อพร็อพเพอร์ตี้สถานะเปลี่ยนแปลงไป และการเข้าถึงฐานข้อมูลเดียวกันในมุมมองแบบไทม์ไลน์ก็ช่วยให้ทุกคนเห็นภาพรวมอย่างเป็นระบบว่าแต่ละส่วนขององค์กรมีอะไรขึ้นบ้างในเมื่อใด
รวมข้อมูลไว้ในที่เดียว ไม่ต้องไปหาจากที่อื่น
กลุ่มที่วิจัยและพัฒนาหุ่นยนต์ฮิวแมนนอยด์เคยพบปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพในการใช้บันทึกการประชุมและข้อมูลพื้นฐาน เนื่องจากมีการเก็บข้อมูลเหล่านี้แยกกันไว้หลายที่
แต่เมื่อเริ่มใช้ Notion ทุกคนก็จัดการข้อมูลเหล่านี้จากศูนย์กลางในฐานข้อมูลเดียวได้ โดยรวมเอาบันทึกการประชุมช่วงเช้า งานต่างๆ ที่ต้องทำ รวมถึงความรู้สำหรับการวิจัยไว้ในที่เดียวกัน วิธีนี้ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากสมาชิกจะรวบรวมข้อมูลไว้ในหน้าบันทึกการประชุมได้ นอกจากนี้ยังจัดการความคืบหน้าได้ง่ายขึ้นด้วยการจัดหมวดหมู่งานตามปัญหา ข้อบกพร่อง บั๊ก และหัวข้ออื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ ส่วนความรู้สำหรับการวิจัยก็ใช้ Web Clipper เพื่อจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลได้ในคลิกเดียว การรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ใน Notion ทำให้สมาชิกกลุ่มไม่ต้องหาข้อมูลเหล่านี้จากที่อื่นอีกต่อไป
เราพึ่งพาความจำเพียงอย่างเดียวไม่ได้ แต่ Notion ช่วยให้เราบันทึกและเข้าถึงข้อมูลสำคัญล่าสุดได้อย่างง่ายดาย จึงไม่ต้องกังวลอะไร ทั้งยังช่วยให้ฉันตามทุกเรื่องได้ทันและราบรื่นเมื่อกลับมาทำงานหลังจากลาคลอด
ความสามารถในการปรับแต่งและความยืดหยุ่นของ Notion ช่วยขับเคลื่อนวัฒนธรรมการบันทึกข้อมูล
สิ่งที่หลายคนใน Toyota ชื่นชอบมากที่สุดเกี่ยวกับ Notion ก็คือความสามารถในการแสดงข้อมูลทุกประเภทด้วยบล็อคเนื้อหามาตรฐานประเภทต่างๆ การปรับแต่งหน้าได้เองทำให้ Notion ตอบโจทย์กรณีการใช้งานที่หลากหลายของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นข้อความ รูปภาพ หรือตาราง ซึ่งไม่เพียงลดระยะเวลาที่ใช้ในการสร้างเอกสารลงไปได้ถึงครึ่งหนึ่ง แต่ยังช่วยให้การทำงานสนุกขึ้นด้วย
การทำให้งานง่ายขึ้นและสนุกขึ้นจะส่งผลให้บริษัทมีวัฒนธรรมการบันทึกข้อมูลที่เข้มแข็งยิ่งขึ้นในท้ายที่สุด ซึ่งนอกจากจะเป็นประโยชน์ต่อทุกคนแล้ว ยังช่วยขับเคลื่อนงานวิจัยให้ก้าวหน้าได้เร็วกว่าที่เคยด้วย
