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Como a Ramp reduziu os custos de ferramentas em mais de 70% e escalou a IA em toda a empresa
À medida que a Ramp ultrapassava 1.000 funcionários, a fragmentação das ferramentas levou a um trabalho de equipe ineficiente, aumento de custos e bloqueou a adoção de IA. O Notion se tornou o seu espaço de trabalho conectado e alimentado por IA, consolidando meia dúzia de ferramentas desconectadas para lidar com diferentes partes do trabalho das suas equipes. Com menos dispersão de ferramentas, a Ramp cortou os custos de ferramentas por funcionário em até 83%, economizando centenas de milhares anualmente, e preparou as suas equipes para trabalhar três vezes mais rápido com IA incorporada em cada fluxo de trabalho.
Lute contra a dispersão de ferramentas
A Ramp é uma das empresas que mais crescem de todos os tempos. A empresa inicialmente adotou a filosofia "trabalhe como quiser". Mas, à medida que ultrapassavam 1.000 funcionários, essa flexibilidade criou um atrito inesperado: as equipes tiveram dificuldade para colaborar de forma eficiente, o conhecimento ficou preso em silos e a IA se mostrou quase impossível de implementar em sistemas desconectados. A crescente complexidade não era apenas ineficiente, mas também limitava a capacidade de a Ramp explorar o seu maior ativo: o conhecimento compartilhado dos seus funcionários.
O Notion logo surgiu como uma solução simples para a proliferação de software na empresa. Ao unificar o seu conjunto disperso de ferramentas — desde gerenciamento de projetos e planejamento de roadmaps até documentação e bases de conhecimento — a Ramp conseguiu capacitar as suas equipes a serem mais produtivas, ao mesmo tempo em que tornava o alinhamento perfeito em toda a empresa. Com a IA incorporada, todos poderiam se concentrar menos em buscar informações e mais em conduzir um trabalho significativo e colaborativo.
Um espaço de trabalho com IA integrada
Depois de avaliar diversas plataformas, a Ramp descobriu que o que diferenciava o Notion era a capacidade de remodelar toda a sua infraestrutura de trabalho. A combinação de fluxos de trabalho personalizáveis, colaboração em tempo real, integração perfeita com ferramentas existentes e IA poderosa em todos os aspectos era exatamente o que a Ramp precisava para quebrar os silos que ameaçavam limitar o seu crescimento.
Em apenas alguns meses, o Notion se tornou o sistema operacional da Ramp. As equipes de Produto e Marketing migraram de soluções pontuais desconectadas, com mais consolidação a caminho. Agora, todo o conhecimento organizacional flui por meio de um único centro conectado, com a IA profundamente inserida no trabalho diário:
Busca Enterprise que fornece respostas, não apenas resultados: A IA do Notion busca em todo o conhecimento da empresa, documentos de projetos e até mesmo ferramentas conectadas como o Slack e o GitHub, revelando informações relevantes em segundos.
Trabalho assistido por IA com contexto: As equipes elaboram documentação, resumos de reuniões e atualizações de projetos, exatamente onde trabalham com o contexto completo de todo o seu conhecimento organizacional para reduzir a sobrecarga manual.
Processamento automatizado de feedback do cliente: As Operações de Produto trabalham em conjunto com as equipes de atendimento ao cliente usando o Notion para coletar, marcar e associar o feedback do cliente diretamente ao roadmap do produto, proporcionando iteração mais rápida e melhor alinhamento com as necessidades do cliente.
Everybody has a responsibility right now to bring their teams up the curve of AI usage and to get them more comfortable being AI native.
Fazer mais com menos
A Ramp já viu melhorias operacionais significativas e um impacto positivo nos seus resultados financeiros. Ao eliminar licenças de software redundantes e centralizar o trabalho em uma ferramenta, a empresa obtém economias diretas de custos de centenas de milhares anualmente. O custo das ferramentas de produtividade por funcionário caiu mais de 70% em comparação com o seu conjunto de ferramentas legado.
Os benefícios vão muito além dos ganhos financeiros. Com o espaço de trabalho com tecnologia da IA do Notion, os funcionários agora encontram informações até 60% mais rápido, e algumas equipes relatam que concluem projetos três vezes mais rápido. Cada departamento descobriu formas mais eficientes de trabalhar:
O departamento de Produto e Engenharia otimizou o gerenciamento de roadmap e fluxos de trabalho de feedback com atualizações de status orientadas por IA e acompanhamento de solicitações de recursos. A liderança tem visibilidade completa dos próximos lançamentos, e as automações alertam sempre que os cronogramas mudam.
O departamento de Marketing e Vendas unificou o lançamento e a habilitação de vendas, aproveitando a IA para responder instantaneamente a perguntas que vão desde análises de campanhas até resumos de chamadas de clientes.
O departamento de TI e Suprimentos desenvolveu a segurança e escalabilidade por meio do gerenciamento centralizado do espaço de trabalho, documentação e integração.
A transformação da Ramp não foi um sucesso isolado. Ela resultou de uma parceria forte e uma visão clara de trabalhar de forma diferente. As equipes de sucesso do cliente e suporte do Notion forneceram orientações detalhadas de implementação, realizaram sessões de treinamento abrangentes e continuam colaborando estreitamente com a equipe da Ramp. Como mostra a história de sucesso da Ramp, o caminho para um espaço de trabalho verdadeiramente conectado e habilitado para IA não envolve apenas a implantação de novas ferramentas, mas sim a reformulação de como as equipes podem trabalhar juntas de forma integrada.
Com o Notion, cada pessoa na Ramp tem um Assistente IA.
Build agents. Delete repetitive workflows.
In mid-2025, Ramp started experimenting with autonomous Notion Agents, and Ben’s systems mind took off. “The goal now,” he says, “is to build your way out of your workflows. When a single agent can complete your tasks thousands of times—that’s the productivity magic.”
Today, the work does not start from scratch each week. People set up agents once, and those agents keep running across shared, durable workflows the whole company can count on.
There are more than 300 Notion Agents getting things done every day. Here are some of the most impactful:
The Product Q&A Oracle—a Slack-connected agent that answers up-to-the-moment questions about Ramp’s products.
Sales Feedback Categorizer—maps inbound sales feedback to the roadmap and closes the loop when features ship.
Referral Bonus Roy—identifies customers who should receive a referral bonus and routes the work to completion.
Enablement Eddie—helps the GTM org find the right customer-facing assets and answer nuanced questions fast.
Customer Advocacy Miner—surfaces high-satisfaction customers and compelling use cases across many sources.
AI Compass—guides Ramplings to the right AI tool for a given job.
RCARoundup—turns incident threads into structured summaries in a Notion database.
The Underwriter—a policy-grounded Q&A agent for underwriting.
AI Inspector—summarizes AI news into a daily digest.
Creative Chris—routes creative requests and nudges work forward.
Custom Agent Carrie—helps teammates build better agents based on what Ramp has learned.
Ben describes the change in simple terms: “Agents get created in three minutes between meetings,” then “hours of manual operational work disappear.”
Advice you can steal
As Ben sees it, the world needs more builders.
His north star is simple: turn everyone into a builder who makes fewer low-stakes decisions, more high-stakes judgments. “It’s important to think about productivity as a combination of speed and efficiency, but also quality and output,” he says.
On the other side of the AI adoption curve, Ramp has found that people not only move faster. They also feel better about the work.
As Ben puts it: “There are two dopamine hits along the way. One is when you crack the problem and automate work you don’t like doing. The other is when, on the other side, things go a little more quiet, you have more time in your day.”
So what can you take from Ramp’s path?
Do not wait for a perfect button. Use AI enough to learn where it breaks.
Consolidate the work so AI can navigate the same context and workflows as your team.
Start small. Nail the quality of each unit of AI work, then automate.
Keep humans focused on judgment calls.
If you give people the right tools and the right foundation, more of the company becomes builders, and the work gets better—not just faster.
O problema não era apenas ter muitas ferramentas. Acontece que nenhum deles estava verdadeiramente conectado. As nossas equipes tiveram dificuldade para encontrar e usar informações de forma eficaz em todos os departamentos.