Vorgestellter Erfahrungsbericht
Wie Ramp die Kosten für Tools um über 70 % gesenkt und KI im gesamten Unternehmen skaliert hat
Als Ramp die Zahl von 1.000 Mitarbeitenden überschritten hat, führte die Fragmentierung von Tools dazu, dass Teams ineffizient arbeiteten, die Kosten stiegen und die Einführung von KI blockiert wurde. Notion wurde zu ihrem vernetzten, KI-gestützten Workspace – und ersetzte ein halbes Dutzend isolierter Tools, die zuvor für verschiedene Aufgaben im Team im Einsatz waren. Durch die Verringerung der Tools konnte Ramp die Kosten für Tools pro Mitarbeitenden um bis zu 83 % senken und so jährlich Hunderttausende von Dollar einsparen. Außerdem können die Teams nun mit KI, die in jeden Workflow eingebettet ist, dreimal schneller arbeiten.
Setze der Tool-Flut ein Ende
Ramp ist eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen aller Zeiten. Zu Beginn verfolgte das Unternehmen die Philosophie „Arbeite, wie du willst“. Doch als die Zahl der Mitarbeitenden auf über 1.000 anstieg, führte diese Flexibilität zu unerwarteten Reibungen: Teams hatten Schwierigkeiten, effizient zusammenzuarbeiten, Wissen wurde in Silos eingeschlossen und es erwies sich als nahezu unmöglich, KI über nicht vernetzte Systeme hinweg zu implementieren. Die zunehmende Komplexität war nicht nur ineffizient, sondern schränkte auch die Fähigkeit von Ramp ein, ihr größtes Kapital zu nutzen – das gemeinsame Wissen ihrer Mitarbeitenden.
Notion erwies sich schon bald als einfache Lösung für das Software-Durcheinander im Unternehmen. Durch die Vereinheitlichung der verstreuten Tool-Landschaft – von Projektmanagement und Roadmap-Planung bis hin zu Dokumentation und Wissensdatenbanken – konnte Ramp seine Teams produktiver werden lassen und gleichzeitig eine nahtlose Anpassung im gesamten Unternehmen ermöglichen. Mit integrierter KI kann sich jeder weniger auf die Informationssuche und mehr auf sinnvolle, gemeinsame Arbeit konzentrieren.
Ein Workspace mit integrierter KI
Nach der Evaluierung mehrerer Plattformen stellte Ramp fest, dass sich Notion vor allem dadurch unterscheidet, dass es ihre gesamte Arbeitsinfrastruktur neu gestalten kann. Die Kombination aus anpassbaren Workflows, Zusammenarbeit in Echtzeit, nahtloser Einbindung bestehender Tools und leistungsstarker KI war genau das, was Ramp brauchte, um Silos aufzulösen, die das Wachstum des Unternehmens zu bremsen drohten.
Innerhalb weniger Monate wurde Notion zum Betriebssystem von Ramp. Teams von Produkt bis Marketing sind von isolierten Einzellösungen zu Notion gewechselt, und eine weitere Konsolidierung steht bereits bevor. Jetzt fließt das gesamte Unternehmenswissen durch einen einzigen vernetzten Knotenpunkt – und KI ist tief in die tägliche Arbeit eingebunden:
Enterprise Search liefert Antworten und nicht nur Ergebnisse: Notion-KI durchsucht das gesamte Unternehmenswissen, Projektdokumente und sogar verknüpfte Tools wie Slack und GitHub und zeigt relevante Informationen in Sekundenschnelle an.
KI-gestützte Arbeit mit Kontext: Teams erstellen Dokumentationen, Besprechungsprotokolle und Projektupdates genau dort, wo sie arbeiten – und zwar mit dem vollständigen Kontext ihres gesamten organisatorischen Wissens, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Automatisierte Verarbeitung von Kundenfeedback: Das Product-Operations-Team arbeitet in enger Abstimmung mit den kundenorientierten Teams, die Notion nutzen, um Kundenfeedback zu sammeln, zu verschlagworten und direkt mit der Produkt-Roadmap zu verknüpfen. So können Iterationen schneller umgesetzt und die Kundenbedürfnisse gezielter erfüllt werden.
Everybody has a responsibility right now to bring their teams up the curve of AI usage and to get them more comfortable being AI native.
Mit weniger mehr erreichen
Ramp verzeichnet bereits spürbare operative Verbesserungen und einen positiven Effekt auf das Geschäftsergebnis. Durch die Abschaffung überflüssiger Softwarelizenzen und die Zentralisierung der Arbeit in einem einzigen Tool, erzielt das Unternehmen direkte Kosteneinsparungen in Höhe von mehreren hunderttausend Dollar jährlich. Die Kosten für Produktivitätstools pro Mitarbeitendem sanken im Vergleich zu den alten Tools um über 70 %.
Die Vorteile gehen weit über den finanziellen Gewinn hinaus. Mit Notions KI-gesteuertem Workspace finden Mitarbeitende Informationen jetzt bis zu 60 % schneller und einige Teams berichten, dass sie Projekte dreimal schneller abschließen. Jede Abteilung hat effizientere Arbeitsmethoden entdeckt:
Die Produkt- und Entwicklungsabteilung hat das Roadmap-Management und die Feedback-Workflows mit KI-gesteuerten Status-Updates und der Verfolgung von Funktionsanfragen optimiert. Die Führungskräfte haben einen vollständigen Überblick über die anstehenden Launches und werden durch Automatisierungen gewarnt, wenn sich die Zeitleisten verschieben.
Marketing und Vertrieb vereinheitlichen die Launch-Planung und den Vertriebseinsatz, indem sie KI nutzen, um Fragen von der Kampagnenanalyse bis zu Zusammenfassungen von Kundenanrufen sofort zu beantworten.
IT und Beschaffung haben die Sicherheit und Skalierbarkeit durch zentralisiertes Workspace-Management, Dokumentation und Onboarding verbessert.
Ramps Transformation war kein einmaliger Erfolg, sondern das Ergebnis einer starken Partnerschaft und einer klaren Vision für eine andere Arbeitsweise. Notions Kundenerfolgs- und Support-Teams gaben detaillierte Anleitungen zur Implementierung, führten umfassende Schulungen durch und arbeiten weiterhin eng mit dem Ramp-Team zusammen. Wie Ramps Erfolgsgeschichte zeigt, geht es auf dem Weg zu einem wirklich vernetzten, KI-fähigen Workspace nicht nur um die Bereitstellung neuer Tools, sondern auch darum, die Zusammenarbeit von Teams neu zu gestalten.
Mit Notion hat jede einzelne Person bei Ramp einen KI-Assistenten.
Build agents. Delete repetitive workflows.
In mid-2025, Ramp started experimenting with autonomous Notion Agents, and Ben’s systems mind took off. “The goal now,” he says, “is to build your way out of your workflows. When a single agent can complete your tasks thousands of times—that’s the productivity magic.”
Today, the work does not start from scratch each week. People set up agents once, and those agents keep running across shared, durable workflows the whole company can count on.
There are more than 300 Notion Agents getting things done every day. Here are some of the most impactful:
The Product Q&A Oracle—a Slack-connected agent that answers up-to-the-moment questions about Ramp’s products.
Sales Feedback Categorizer—maps inbound sales feedback to the roadmap and closes the loop when features ship.
Referral Bonus Roy—identifies customers who should receive a referral bonus and routes the work to completion.
Enablement Eddie—helps the GTM org find the right customer-facing assets and answer nuanced questions fast.
Customer Advocacy Miner—surfaces high-satisfaction customers and compelling use cases across many sources.
AI Compass—guides Ramplings to the right AI tool for a given job.
RCARoundup—turns incident threads into structured summaries in a Notion database.
The Underwriter—a policy-grounded Q&A agent for underwriting.
AI Inspector—summarizes AI news into a daily digest.
Creative Chris—routes creative requests and nudges work forward.
Custom Agent Carrie—helps teammates build better agents based on what Ramp has learned.
Ben describes the change in simple terms: “Agents get created in three minutes between meetings,” then “hours of manual operational work disappear.”
Advice you can steal
As Ben sees it, the world needs more builders.
His north star is simple: turn everyone into a builder who makes fewer low-stakes decisions, more high-stakes judgments. “It’s important to think about productivity as a combination of speed and efficiency, but also quality and output,” he says.
On the other side of the AI adoption curve, Ramp has found that people not only move faster. They also feel better about the work.
As Ben puts it: “There are two dopamine hits along the way. One is when you crack the problem and automate work you don’t like doing. The other is when, on the other side, things go a little more quiet, you have more time in your day.”
So what can you take from Ramp’s path?
Do not wait for a perfect button. Use AI enough to learn where it breaks.
Consolidate the work so AI can navigate the same context and workflows as your team.
Start small. Nail the quality of each unit of AI work, then automate.
Keep humans focused on judgment calls.
If you give people the right tools and the right foundation, more of the company becomes builders, and the work gets better—not just faster.
Das Problem war nicht nur, dass wir zu viele Tools hatten. Sondern vielmehr, dass keines davon wirklich vernetzt war. Unsere Teams hatten Schwierigkeiten damit, abteilungsübergreifend Informationen zu finden und diese effektiv zu nutzen.
